Bảng Theo Dõi Công Việc Bằng Excel Hiệu Quả Mới Nhất, File Quản Lý Công Việc Bằng Excel

-

Bảng thống trị tiến độ công việc bằng excel là gì?

Bảng theo dõi, thống trị tiến độ công việc bằng excel là nơi các bạn sẽ ghi chú lại toàn bộ những việc phải có tác dụng trong một dự án và một khoảng thời gian nhất định. Giải pháp làm này để giúp bạn theo sát được công việc, triển khai đúng theo kế hoạch đã đề ra và còn có thể giúp người làm chủ hiểu rõ hơn và hoàn toàn có thể can thiệp bổ sung hợp lý.

Bạn đang xem: Bảng theo dõi công việc

Việc theo dõi công việc bằng excel vẫn giúp:

- Người làm chủ có thể phân chia được thời gian, công việc, lực lượng lao động một cách hợp lý. Khi tất cả những việc phát sinh xung quanh ý muốn cần thêm thời hạn hoặc nhân sự, bạn cũng có thể điều chỉnh thời gian, nhân sự để có thể bảo đảm công vấn đề đúng tiến độ.

- Người quản lý dễ dàng thống trị nắm bắt được quy trình công việc: Những quá trình chưa hoàn thành, những các bước đã hoàn thành, thời hạn hoàn thành,... Hầu như thứ đều rất có thể dễ dàng kiểm soát điều hành hơn nếu bao gồm bảng excel để theo dõi công việc. 

Những điều cần để ý những gì lúc quản lý các bước bằng excel

Khi lập ra bạn dạng kế hoạch công việc, bạn cần đưa ra được các công việc cần thực hiện, nhân sự, thời gian cũng tương tự cách thực hiện.

Thêm vào đó, bạn phải đưa ra những chi tiết liên quan tiền đến công việc để nhân tiện cho quy trình theo dõi, quan lại sát các bước đó. Bạn càng đưa được không ít những nguyên tố thì bạn càng dễ dàng theo dõi công việc và khi tất cả những chuyển đổi có thể kiểm soát và điều chỉnh lại dễ dàng dàng.

Đồng thời bạn cũng đề xuất đưa ra cả rất nhiều lời review vào trong bảng. Điều này để giúp cho phần đa nhà cai quản dựa vào đó review năng lực thao tác làm việc của nhân viên, xếp các loại và đánh giá nhân viên. 

Đây là những điều cần nhớ nhằm quản lý quá trình bằng excel đạt hiệu quả:

- Lập ra danh sách các quá trình cần làm.

- Lập ra list các quá trình sẽ làm.

- Đặc kim chỉ nam cho công việc đó.

- Đưa ra thông tin chi tiết liên quan mang đến công việc. 

- Đặt thời gian giới hạn để hoàn thành công việc giúp quản lý công việc tốt hơn.

- luôn luôn có thời hạn dự phòng cho mỗi công việc.

- sắp xếp công việc đúng thời điểm.

- Chỉ rõ mọi thành viên sẽ đảm nhiệm công việc. 

- Đưa những review nếu bắt buộc thiết.

Những mẫu mã quản lý công việc bằng Excel hữu dụng nhất

1. Mẫu mã excel thống trị theo dòng thời hạn - Timeline template

Dường như chúng ta đã quá lệ thuộc vào những phép tắc và đồ vật như giấy dán để tạo nên những danh sách quá trình dài thượt nhưng mà quên đi sự quan trọng của câu hỏi lên chiến lược và thao tác làm việc theo một thời hạn biểu rõ ràng.

Mẫu excel thống trị theo dòng thời hạn - Timeline template đang giúp cung cấp cái nhìn bao quát về phần nhiều quy trình hoạt động và mốc thời gian hoàn thành nhất định mang lại từng công đoạn, từng công việc. Nhờ kia mà bạn cũng có thể dễ dàng triệu tập vào những thứ quan trọng đặc biệt nhất tại một thời điểm.

Xem thêm: Cách trang trí nội thất phòng khách đẹp, sang trọng nhất, tổng hợp 50 mẫu phòng khách đẹp, hiện đại được ưa

Ví dụ: Khi thực hiện mẫu excel này thì trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm cũng như đối tác và các bên liên quan đến dự án rất có thể nắm bắt được các giai đoạn cùng hạng mục đặc biệt quan trọng trong dự án. 

Việc thành lập quy trình thao tác theo dòng thời gian trên excel góp nhóm rất có thể theo sát quy trình thực hiện nay một bí quyết xuyên suốt. Những thành viên vào nhóm có thể nắm bắt được quá trình và trọng trách của mình. Tự đó triệu tập vào việc kết thúc công việc. 

*

2. Chủng loại excel theo biểu đồ gia dụng Gantt - Gantt Chart template

Biểu thứ Gantt là 1 trong trong số những cách thức thông dụng lúc lập hạng mục những công việc cần tuân theo thứ tự triển khai của kế hoạch, có ghi rõ ai có tác dụng và thời gian thực hiện.

Sơ trang bị Gantt sẽ tương xứng với những quá trình đơn giản, ít chồng chéo nhau và rất dễ xây dựng. 

Mẫu biểu vật này hỗ trợ bảng tính với những mốc thời gian và các bước chi tiết mang lại nhóm thực hiện dự án. Nhà thống trị có thể đánh dấu mốc thời gian ban đầu và kết thúc dự án tiếp đến theo dõi và đo lường và tính toán tiến độ trải qua các mốc thời hạn quan trọng. Tóm tắt các nhiệm vụ quan lại trọng, các hạng mục đặc biệt của dự án vào biểu đồ, để các thành viên trong nhóm hiểu rằng mình rất cần được làm gì, cần tập trung cho quá trình gì, vào khoảng thời gian nào. 

Để mang lại công dụng tốt nhất, trưởng nhóm dự án nên sản xuất một biểu đồ thời hạn chung và chia sẻ đến những thành viên trong nhóm. 

*

3. Mẫu mã excel theo danh sách việc đề nghị làm - To-do các mục template

Một một trong những cách cai quản lý quá trình hàng ngày kết quả dành cho những nhóm thực hiện dự án đó là To-do danh sách template. To-do các mục nói đơn giản dễ dàng là một danh sách bạn và những thành viên vào nhóm buộc phải hoàn thành, thường xuyên được sắp xếp dựa theo cường độ ưu tiên.

Nó giúp bạn và các thành viên vào team nhớ những bài toán mình yêu cầu làm và ưu tiên thời gian cho những công việc quan trọng. Đây là một phương thức giúp quản ngại lý các bước vô cùng hiệu quả.

Bảng danh sách việc đề nghị làm sẽ phát huy công dụng tốt nhất khi kết phù hợp với biểu vật dụng Gantt. 

Trưởng nhóm cần dựa trên năng lượng của nhân viên cũng như tình hình dự án công trình để có thể phân bổ công việc một bí quyết hợp lý. 

*

4. Mẫu mã excel theo dõi sự việc - Issue tracking template

Hầu hết các dự án phần nhiều xảy ra những vấn đề, vào bây giờ nhà thống trị cần chú giải lại nhằm mục đích rút kinh nghiệm tay nghề cho sau này và tra cứu ra xử lý vấn đề một phương pháp nhanh chóng. 

Để theo dõi đầy đủ vấn đề xảy ra trong dự án, nhà cai quản cần lập một bảng tính đánh dấu nhật ký đo lường và tính toán tiến độ hay quy trình triển khai dự án. Để tránh tình trạng dự án rơi vào tình trạng gặp các lỗi tương tự, tốt lặp đi lặp lại những lỗi tương đương nhau.

Bản Excel theo dõi vụ việc sẽ lưu lại các tin tức như: Thời điểm xẩy ra vấn đề, lý do, hậu quả cùng ai là bạn xử lý được vấn đề. Từ đó tò mò nguyên nhân và xử lý triệt nhằm vấn đề. 

*

5. Mẫu mã excel theo thẻ thời gian hàng tuần - Weekly timecard template

Weekly time thẻ template là một trong file thống trị tiến độ các bước bằng excel khá hữu ích dành cho các nhóm tiến hành dự án. 

Ngoài những việc theo dõi những vấn đề hoàn toàn có thể phát sinh trong quy trình triển khai dự án, cai quản còn cần ghi lại từng mốc thời gian mà nhóm triển khai từng trách nhiệm và khuôn khổ trong dự án. Giải pháp làm này góp trưởng nhóm đánh giá được quy trình tiến độ làm việc tương tự như năng lực xử lý vấn đề của nhân sự vào nhóm. 

*

6. Mẫu excel theo dõi dự án - Project tracking template

Quản lý các bước bằng excel trải qua Project tracking template giúp nhà làm chủ theo dõi các bước và giai đoạn công việc, từ đó reviews và điều hành và kiểm soát xem dự án của khách hàng có đang được triển khai đúng theo thời gian và phạm vi giá cả được định ra tự trước tuyệt không. 

*

7. Mẫu excel theo dõi kpi - kpi tracking template

Một trong những nhiệm vụ chính của ban chỉ đạo dự án đó là theo dõi, thống kê giám sát và review KPI. Kpi (Key Performance Indicator) là chỉ số hiệu suất vận động nhằm đo lường, đề đạt hiệu quả buổi giao lưu của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân. 

Điều này góp người quản lý dự án có thể đo lường được công suất của dự án, thâu tóm được nhóm của mình có sẽ làm tốt hay không, bao gồm đúng quy trình hay không, có bỏ qua hay không nên sót tại hạng mục nào tốt không. Rồi đưa ra phương án nhằm đảm bảo an toàn đúng quy trình tiến độ và quality theo yêu mong của công việc và dự án. 

*

Những trở ngại khi cai quản lý quá trình bằng Excel

- người dùng phải thông tạo nên excel: Để dành được một bảng trang tính excel cai quản tiến độ quá trình khoa học cùng dễ áp dụng thì đòi hỏi người làm phải biết rất nhiều năng lực sử dụng excel và cả các thủ thuật excel nâng cao.

- lưu trữ dữ liệu không được lớn: Đa số người dùng Excel đều đã có lần bị mất dữ liệu vì lỡ tay ấn thoát khi chưa lưu, do sự rứa nguồn điện hay vì máy tính bị lỗi, lây truyền virus,... Quanh đó ra, nếu như bạn cần một tệp tin Excel cho từng dự án, với mỗi tháng bạn có 3 dự án cần theo dõi và quan sát tiến độ, con số file bạn phải lưu trong máy 1 năm là 36. Việc tàng trữ chúng trong máy vi tính không đề xuất là chiến thuật lâu dài.

- Bị động, chậm chạp trễ: Trong quá trình thực hiện các bước thì kết quả công việc liên tục cập nhập cùng phải qua một hoặc nhiều những trung gian mới rất có thể cập nhập trong bảng file làm chủ tiến độ các bước tổng được. 

- hướng đẫn lại hoặc triển lẵm lại khối lượng các bước có nghĩa là bạn phải định hình lại tổng thể trang tính.

- ko có cập nhật thời gian thực hoặc quan sát và theo dõi tiến độ; tất cả phải được cập nhật theo giải pháp thủ công.

Tính năng quản ngại lý quá trình và quy trình của Tanca

Tanca xây dựng khối hệ thống quản lý công việc tập trung vào khả năng cấu hình thiết lập của người tiêu dùng nhằm giao hàng nhu cầu làm chủ đa dạng của rất nhiều mô hình tởm doanh. 

Bạn tất cả thể thống trị công việc, dự án, nhóm thao tác với một hệ thống được cho phép xây dựng các đầu việc, báo cáo, quy tắc… thuận lợi nhất, tương xứng với văn hóa truyền thống quản trị của từng công ty.

Hàng ngày, chúng ta có mặt hàng trăm công việc cần xử lý. Trường hợp chỉ dìm công việc, ghi nhớ nó vào đầu, có thể hẳn bạn sẽ dễ dàng quên hoặc bỏ sót một vài các bước nào đó. Đây là lúc bạn phải tới một bảng theo dõi tiến trình công việc, góp bạn dễ dãi ghi lại các bước cần thực hiện, các thông tin đưa ra tiết, thời gian cần xong xuôi và thống trị tiến độ thực hiện. Kề bên đó, câu hỏi có một bảng theo dõi và quan sát tiến độ quá trình sẽ mang lại lợi ích cho câu hỏi quản trị dự án hoặc cai quản các công việc theo phòng ban.

Trong bài học Excel này, hep.edu.vn sẽ thuộc bạn tạo cho một bảng theo dõi tiến độ quá trình bằng Excel nhé!


XEM nhanh MỤC LỤC


Những nội dung cần có trong bảng theo dõi tiến trình công việc

Tùy theo tính chất, đặc điểm và yêu ước của quá trình hoặc dự án mà chúng ta chọn những nội dung cần thiết cho bảng theo dõi và quan sát tiến độ quá trình của mình.

Ví dụ sinh sống đây, mình sẽ tạo bảng quan sát và theo dõi tiến độ quá trình của chống Nhân sự. Các nội dung có thể đưa vào là:

Mảng hoạt động: Dựa theo những mảng ở trong phòng Nhân sự như: C&B, Hành chính, Đào tạo, tuyển chọn dụng, truyền thông nội bộ
Chi máu các các bước cần làm
Mức độ: Phân một số loại các công việc theo nút độ: ngay lập tức, bình thường và Ưu tiên
Xếp loại: Xếp loại quá trình theo 4 phần:A: Gấp cùng quan trọng
B: Gấp mà lại không quan liêu trọng
C: đặc biệt nhưng ko gấp
D: Không vội không quan liêu trọng
Deadline (Thời gian cần hoàn thành công việc)Người thực hiện: Người phụ trách chính cho công việc
Người hỗ trợ: tín đồ hỗ trở triển khai công việc
Trạng thái: Tiến độ thực hiện công việc, được nhận xét qua 3 trạng thái: hoàn thành - Đang triển khai - đề xuất xem xét (khi có sự việc xảy ra)
*

Cách tạo thành bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel

Sau lúc đã xác minh được những nội dung cần có trong bảng theo dõi quy trình tiến độ công việc, họ sẽ tiến hành quá trình tạo bảng theo dõi và quan sát tiến độ các bước bằng Excel. Quá trình thực hiện nay như sau

Bước 1: sinh sản bảng với các nội dung vẫn xác định

Ghi các lưu ý cần biết khi điền cột. Ở đây, để tiện cho câu hỏi ghi chép với theo dõi trong cột, mình đã ghi chăm chú nghĩa của các chữ mẫu xếp loại A,B,C,D nghỉ ngơi trên cùng
*
Ghi tên tiêu đề bảng “Bảng theo dõi quy trình công việc”Lần lượt điền tên cột. Từng cột sẽ tương ứng với cùng 1 nội dung chủ yếu của bảng theo dõi quy trình công việc.
*
Căn lề và chỉnh độ rộng cột sao để cho hợp lý.Để tạo nên bảng đổ màu sắc xen kẽ ưa nhìn và dễ ợt theo dõi, bạn hãy chọn cục bộ bảng, sau đó, vào thẻ Design, chọn kiểu format bảng tại team Table Styles. Tick chọn vào mục Banded Rows nhằm đổ màu chẵn lẻ cho các dòng.Nếu chúng ta không hiển thị thẻ Design, chúng ta có thể chọn thẻ trang chủ > Format Table As, tiếp đến chọn kiểu định dạng bảng mình thích nhé! Đừng quên tick lựa chọn My table has headers nếu bạn chọn cả cái tiêu đề nhé!
*
*

Bước 2: Định dạng các nội dung đến bảng

Sử dụng Data Validation để chế tác Dropdown List

Đối với những phần nội dung mang tính chất chất lặp lại nhiều lần các lựa lựa chọn như: Mảng hoạt động, mức độ, Xếp loại….., chũm vì đề xuất gõ tay thủ công bằng tay từng dòng, bạn có thể sử dụng tới lao lý Dropdown List. Biện pháp tạo Dropdown danh sách vô cùng 1-1 giản. Bạn có thể xem tại đây nhé: khuyên bảo tạo list thả xuống Dropdown danh sách trong Excel chi tiết nhất

Tự động ghi lại đỏ khi gần cạnh thời hạn trả thành

Deadline, xuất xắc thời hạn trả thành quá trình là điều hết sức quan trọng. Tuy nhiên, không ít việc với tương đối nhiều deadline khác nhau sẽ khiến cho bạn dễ ợt bỏ sót, ko kịp để ý đến một deadline như thế nào đó. Hoặc, việc không có nhắc nhở ngày sắp tới deadline khiến cho bạn bị dồn việc, làm việc một phương pháp qua loa cho kịp, từ bỏ đó, hiệu quả công việc sẽ bị giảm sút. Để khắc phục triệu chứng này, bạn cũng có thể đặt tự động đánh lốt đỏ cho quá trình sắp cho tới deadline vào bảng theo dõi và quan sát tiến độ công việc trên Excel

*

Ví dụ, bạn có nhu cầu đánh vết đỏ cho quá trình cách deadline nhiều 3 ngày, các bạn sẽ làm như sau:

Chọn ô cất thời hạn xong xuôi công việc. Đừng quên đổi định hình của ô thành định dạng ngày tháng nhé!Vào thẻ Home, lựa chọn Conditional Formatting > New Rules
*
Trong vỏ hộp thoại Select a Rule Type, lựa chọn Format only cells that contain
Ở hộp thoại Format Only Cells with, thiết lập cấu hình các tuyển lựa như sau:Cell Value: Định dạng mang đến giá trị của ô
Less than: nhỏ hơn
*
Click lựa chọn vào Format để đổi khác định dạng mang lại ô được đánh dấu. Ở đây, bản thân sẽ đổi màu chữ thành màu trắng ở mục fonts và chuyển màu sắc ô thành red color ở mục Fill nhé!
*
Click lựa chọn OK > OK nhằm thiết lập
*
Đóng băng vùng tiêu đề

Để tiện lợi cho việc theo dõi, ta sẽ đóng băng phần tiêu đề. Bí quyết làm như sau:

Chọn mẫu ngay dưới mẫu tiêu đề
*
Lúc này, toàn bộ phần từ tiêu để trở lên đã được đóng băng rồi đó!

Tổng kết

Trên đây là hướng dẫn tạo thành bảng theo dõi tiến độ quá trình trên Excel. Rất hữu dụng và dễ dàng phải không nào! bạn có thể tải mẫu mã ở cuối bài bác để sử dụng nhé!